Les tricolores
La domiciliation de société en ligne est une solution de plus en plus prisée par les entrepreneurs. La tendance à solliciter l'aide d'une société spécialisée dans le domaine s'explique par les nombreux avantages que cette dernière procure mais aussi par la complexité des règles du Code de commerce !
L'établissement du contrat de domiciliation : définition
La domiciliation d'entreprise ou l'élection de domicile est une étape incontournable pour tout entrepreneur voulant créer sa propre société.
Elle est également obligatoire pour les associations. Il s'agit de choisir l'adresse du siège social et fiscal, sa domiciliation commerciale. Celle-ci sera l'adresse administrative et fiscale à laquelle seront envoyés l'ensemble de vos courriers.
Dans les locaux en question, vous pouvez aussi profiter de salles pour vos assemblées générales, formations et tout type de réunions. Vous pouvez accueillir des clients, collaborateurs et d'autres invités. L'adresse de domiciliation sera demandée lors de la demande d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre des Métiers (RM).
Elle sera visible sur tous les documents officiels et commerciaux de votre entreprise tels que les devis, les factures, les cartes de visite, les bons de commande, etc. L'identité du domiciliataire doit être précisée au RCS.
Lors de la création de société, l'entrepreneur a plusieurs solutions, domicilier sa société dans ses propres locaux ou dans les bureaux d'une autre firme, sélectionner une adresse personnelle ou choisir un immeuble proposé par une société de domiciliation.
Dans le cas où l'option choisie serait la domiciliation dans les locaux d'une autre entreprise, il est essentiel de connaître le propriétaire du bâtiment. Si celui-ci n'est pas le domiciliataire, il est obligatoire de demander son accord écrit pour votre projet de domiciliation.
L'adresse de domiciliation a des effets sur l'image de votre entreprise. De ce fait, il faut la choisir, de manière stratégique, en tenant compte de plusieurs critères, dont l'emplacement et la logistique. Elle sera toujours associée à l'identification de votre société et elle peut servir de siège social ou de succursale.
Pour bénéficier de la meilleure adresse, un nombre croissant de dirigeants sollicitent l'aide d'une société de domiciliation. Le document signé entre un domicilié et une entreprise domiciliataire est appelé contrat de domiciliation.
Contrat de domiciliation : Passer par une société de domiciliation
Le recours aux services d'une société spécialisée en domiciliation offre de nombreux avantages. Cela vous permet de vous conformer facilement aux législations en vigueur tout en bénéficiant de démarches simplifiées.
Le contrat de domiciliation fournit des informations sur la dénomination sociale du domiciliataire et donne une visibilité sur différentes références d'immatriculation.
Il est valide pour une durée de 3 mois, mais s'accompagne d'une reconduction tacite, sauf en cas de préavis de résiliation.
Le domiciliataire doit s'engager à vous offrir des locaux répondant à vos besoins en termes de logistique, facilité d'accès, tranquillité, sécurité et confidentialité.
Les dirigeants de PME choisissent la domiciliation d'entreprise auprès d'une société spécialisée pour profiter d'une adresse prestigieuse dans un quartier d'affaires réputé.
Sur le plan stratégique, un tel choix est propice pour le développement de la notoriété de leur marque.
Une bonne adresse vous aide à augmenter la visibilité de votre entreprise et contribuera au développement de ses activités. En effet, vous attirerez plus facilement des prospects et des clients.
La domiciliation d'entreprise a de nombreux avantages, elle vous offre en effet plus qu'une adresse postale ou boite postale et des bureaux équipés. Elle offre également des services variés et sur mesure qui donnent des avantages en termes de flexibilité et de praticité.
Les prestations peuvent concerner la redirection d'appels, la réexpédition du courrier, la permanence téléphonique et l'accès à des salles de réunion pour vos évènements professionnels. Grâce à de telles aides, vous vous épargnerez plusieurs contraintes.
Vous aurez aussi accès à un environnement stimulant avec l'accès à une pépinière d'entreprise, ou à un espace de coworking.
Ensuite, les avantages économiques des services d'une société de domiciliation ne peuvent être ignorés, surtout pour les jeunes entrepreneurs et auto-entrepreneurs. Ces derniers disposent souvent d'un financement limité ne leur permettant pas l'achat d'un bien immobilier qui servirait de locaux.
Pour eux, la domiciliation d'entreprise apparaît alors comme la meilleure solution pour profiter d'un local professionnel conforme aux normes en vigueur et répondant à leurs besoins.
Elle est accessible à un coût plus abordable pour tout type d'entrepreneur. Le domicilié n'a plus à se préoccuper des charges comme les factures d'électricité, le loyer ou encore les mensualités associées à des prêts.
Autre avantage : la vie privée de l'entrepreneur est protégée, car son adresse personnelle ne figure sur aucun document lié à ses activités professionnelles.
Quelles sont les démarches pour domicilier une entreprise ?
Pour trouver le meilleur contrat de domiciliation, vous devez vous renseigner sur les sociétés exerçant dans le domaine et qui sont présentes dans votre région.
Pour plus d'aisance dans les démarches, vous pouvez aujourd'hui avoir recours à Internet. Pour l'établissement d'un contrat avec un domiciliataire, vous avez à fournir des documents obligatoires, dont un justificatif d'identité et un justificatif de domicile.
Avant de choisir une société de domiciliation, il convient de vérifier si celle-ci est en règle. En effet, ce type d'entreprise doit remplir des obligations pour pouvoir exercer leurs activités. Il doit, par exemple, disposer d'un agrément préfectoral officiel et être immatriculé au RCS.
En outre, une société de domiciliation fiable est tenue de détenir les moyens matériels nécessaires pour l'organisation de réunions pour le compte des entreprises domiciliées.
Le choix de votre adresse de domiciliation est aussi un facteur stratégique à considérer. En effet, une adresse prestigieuse donnera une bonne image de votre firme et vous donner plus de crédibilité. Une comparaison de plusieurs offres s'impose en vue d'une prise de décision sage.
Les sociétés de domiciliation vous débarrassent de plusieurs tâches chronophages et vous permettent de vous concentrer sur votre cœur de métier et la croissance de votre entreprise.
Dans ce sens, il vaut mieux considérer le fait que le nombre de prestations proposées n'est pas le même pour toutes les firmes spécialisées en domiciliation.
Les services accessibles peuvent être classés en diverses catégories :
- Gestion de courrier : prestation allant de la réception quotidienne de courriers jusqu'à leur réexpédition, en passant par leur numérisation,
- assistance et permanence téléphonique : prestation incluant la réception et la redirection d'appels,
- location de bureaux et salles équipées pour différents évènements professionnels,
- assistance sur les besoins en rapport avec le plan juridique,
- secrétariat
- comptabilité,
- facturation,
- bureau virtuel .
En tant que domicilié, vous avez la possibilité de choisir les offres qui correspondent à vos besoins et à votre budget.
obligations des deux parties lors de l'établissement du contrat de domiciliation :
Domicilié et domiciliataire ont chacun des obligations à remplir. La société de domiciliation commerciale, en plus d'offrir les locaux et les équipements nécessaires pour le déroulement de ses activités, a d'autres engagements.
Il doit tenir le greffe du tribunal au courant de toute cessation de domiciliation d'une firme dans ses locaux, que ce soit pour une résiliation ou pour une expiration.
Avant la signature d'un contrat, il doit vérifier la fiabilité du futur client. Pour ce faire, il doit s'assurer que ce dernier n'est associé à des affaires douteuses, des fraudes fiscales, blanchiment d'argent, financement d'actes terroristes, etc.
Parmi les obligations du domicilié, il y a la communication de tout changement de forme juridique, de dénomination, du siège social, d'objet social ou encore de l'adresse des dirigeants au domiciliataire.
Sans un mandat de la part du domicilié pour informer la société de domiciliation, le spécialiste en domiciliation d'entreprise ne peut prendre en charge les services comme la réception de courriers ou de toute notification.
