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Qu'est ce qu'un bureau virtuel ?
Gestion du courrier

Qu'est ce qu'un bureau virtuel ?

Mis à jour le 24/05/2024

Le bureau virtuel est la solution idéale pour les entrepreneurs souhaitant bénéficier d'une adresse fiscale prestigieuse et de services clés en main.

Le temps du tout papier est résolu! Place au Cloud et aux logiciel Saas. Le bureau virtuel est également appelé Dekstop as a Services (DAAS) ou même Virtual Dekstop Infrastructure (VDI). 

Il complète efficacement la simple domiciliation d'entreprise en ligne en mettant à la disposition des entreprises une plateforme digitale où sont gérés différents aspects de la vie de l'entreprise. 

 

Bureau virtuel : définition et explication

 

Le bureau virtuel est un bureau comprenant plusieurs application web permettant d'avoir accès à des solutions cloud.

Cette espace 100% digitalisé centralise toutes les données d'une entreprise comme la messagerie, le carnet d'adresse ou encore le stockage de documents. 


En France, les entreprises ont le droit de choisir le lieu de leur siège social. La domiciliation d'entreprise vous permet ainsi d’avoir une adresse officielle différente de là où votre activité se situe réellement. Votre siège social pourra alors se trouver dans le lieu de votre souhait, ce qui peut être avantageux pour des raisons pratiques et d’image.

Vos courriers, par exemple, seront transmis à votre nouvelle adresse de domiciliation. Ce sont les sociétés de domiciliation qui proposent ce genre de services en mettant leurs locaux et leurs à la disposition des entrepreneurs.

Un bureau virtuel ajoute une véritable valeur ajoutée à la domiciliation d'entreprise car différents services sont inclus en plus de la simple boîte aux lettres.

Vous aurez pour cela accès à une plateforme digitale où vous pouvez gérer différents aspects de votre entreprise à distance. 
 

Quels sont les différents services proposés par les bureaux virtuels ?


Les entreprises de domiciliation permettent à leurs cocontractants de bénéficier de nombreux services à la carte. Il peut en être de services administratifs ou de secrétariat comme de la location ponctuelle de bureaux.

 

  • Bureau virtuel : La gestion de votre courrier


Lors de la domiciliation de votre entreprise dans les locaux d’une société de domiciliation, vous recevrez vos courriers directement à votre nouvelle adresse de domiciliation.

La mise en place d’une boîte postale est en effet la base de toute domiciliation de ce type. Cependant, plutôt que d’aller chercher vous-même vos lettres et colis à l’adresse de votre siège social, votre prestataire de services pourra inclure la gestion de courrier dans votre contrat de domiciliation.

Ainsi, votre courrier pourra vous être réexpédié chez vous ou bien à l’adresse réelle de votre activité. Cela est particulièrement utile si vous habitez loin du siège social de votre entreprise ou que vous n'avez pas d'adresse fixe.

Lors de la signature de votre contrat de domiciliation commerciale, vous pourrez déterminer si vous souhaitez que la réexpédition de votre courrier soit effectuée quotidiennement ou moins souvent. 
 

  • Bureau virtuel : Les services de secrétariat administratif et juridique

 

Le service de secrétariat le plus populaire est sans doute le secrétariat téléphonique. En plus d’avoir une adresse dans les locaux d’une société de domiciliation, vous aurez un numéro affecté à votre entreprise.

Un réceptionniste effectuera un accueil téléphonique à votre place, puis transmettra les messages des appelants par mails, et vous transférera même les appels directement si vous le désirez.

Si vous n’avez pas de temps à consacrer pour vous occuper de vos documents administratifs, vous pouvez également demander à ce qu’un secrétariat s’en charge à votre place.

Il pourra ainsi s'occuper de la gestion et de la réexpédition du courrier, de stocker et préparer vos documents légaux, vos factures et vos devis mais aussi organiser pour vous vos assemblées générales. Il pourra également s'occuper de toute la gestion du courrier.

De nombreux autres services adaptés à vos besoins peuvent inclure la rédaction de courriers et de mails à adresser à vos clients, ou la création de tableaux Excel pour vous aider à la comptabilité. Opter pour un bureau virtuel ofrre donc une véritable assistance administrative. 

 

  • Bureau virtuel : La location de bureaux équipés et de salles de réunion


La création d’un bureau virtuel répond à un manque évident : celui de ne pas avoir de bureaux physiques.

Cependant, il arrive souvent que l’on ait besoin de tenir des réunions ou de rencontrer des clients dans de véritables locaux.

C’est pour cela que les sociétés de domiciliation permettent de louer des salles de manière ponctuelle.

La location de salles de réunions, de bureaux mais aussi de salles de conférence est particulièrement flexible car il est autant possible de louer un bureau ou une salle pour seulement quelques heures ou au contraire pour plusieurs mois.

Outre les salles de réunions, un poste de travail tout équipé permettant la visioconférence peut être mis à la disposition de l'entrepreneur.

Les jeunes dirigeant ont parfois recourt à la location d'un espace de travail dans une pépinière ou dans un open space avec la mise à disposition d'un espace de coworking mais cette pratique est souvent très onéreuse pour les tpe pme.