Les tricolores
De nos jours, les entrepreneurs ne rencontrent plus de difficultés lorsqu’il s’agit de trouver une adresse de domiciliation pour leurs entreprises.
En effet, grâce à l’existence de nombreuses sociétés de domiciliation qui proposent des services professionnels et fiables sur le marché de la domiciliation d’entreprises, les dirigeants peuvent avoir l’embarras du choix, il suffit qu’ils adaptent leur choix en fonction de leurs attentes et selon les besoins de leurs entreprises.
Néanmoins, afin d’avoir un minimum de crédibilité vis-à-vis de la législation française et vis-à- vis des entreprises en quête d’adresse de siège social, ces sociétés de domiciliation doivent obligatoirement être titulaires d’un agrément préfectoral correspondant à une autorisation officielle garantissant la légalité des formalités réalisées pour exercer une activité de domiciliation.
Nous allons ainsi voir dans ce présent article tous les éléments qu’une société de domiciliation doit prendre en compte pour l’obtention de cet agrément préfectoral de domiciliation d’entreprise.
Diverses notions à prendre en compte au préalable
La définition de la domiciliation d’une entreprise en France
Avant de parler concrètement de l’agrément préfectoral de domiciliation d’entreprise, il serait de prime abord opportun d’éclaircir la notion de domiciliation d’entreprise d’une manière générale.
Ainsi, elle est définie comme étant une étape obligatoire de la création d’entreprises en France consistant à attribuer une adresse officielle ou une adresse administrative et fiscale à une société donnée. Notons que cette adresse correspondra au siège social de cette dernière.
Plusieurs solutions de domiciliation peuvent exister en France, on peut notamment implanter le siège social d’une entreprise au domicile de son représentant légal, il est également possible de choisir un local commercial, tout comme il est envisageable de se tourner vers la domiciliation collective.
En parlant de cela, l’entrepreneur peut soit se tourner vers les pépinières d’entreprises ou vers les espaces de coworking, soit opter pour la domiciliation commerciale par le biais d’une société de domiciliation.
Précisons que ce présent article se basera sur cette dernière alternative de domiciliation (la solution à laquelle l’agrément préfectoral sera nécessaire).
La définition d’un agrément préfectoral de domiciliation d’entreprises
Si l’on se réfère à l’ordonnance n° 2009-104 du 30 janvier 2009, il est exigé à toutes les entreprises désireuses de recourir à un service de domiciliation commerciale de soumettre une demande d’agrément préfectoral.
Cette demande doit ainsi s’effectuer au niveau de la préfecture du département de domiciliation ou du département du siège social.
Précisons également que cet agrément sera indispensable pour l’obtention d’un numéro d’immatriculation auprès du RCS ou du registre du commerce et des sociétés.
En outre, pour pouvoir mettre en avant des prestations de domiciliation commerciale à ses clients (particuliers, associations ou entreprises), une société de domiciliation doit impérativement être en possession d’un agrément préfectoral.
Notons que la préfecture d’un département donné est dans la capacité de délivrer cedit agrément à une personne physique (un individu) ou à une personne morale (entreprises, sociétés, associations).
NB. Si la société de domiciliation disposait de plusieurs locaux, ces derniers doivent être déclarés en tant qu’établissements complémentaires ou en tant qu’établissements secondaires.
Les raisons justifiant la grande importance de l’agrément préfectoral de domiciliation
En étant titulaire d’un numéro d’agrément préfectoral, une société de domiciliation aura de la valeur et sera fiable vis-à-vis de la législation et par rapport aux tiers.
Ce numéro doit généralement figurer sur tous les contrats de domiciliation commerciale que la société devra ensuite délivrer à ses clients.
Notons que depuis 2012, ce numéro d’agrément préfectoral est devenu obligatoire et est exigé pour toute demande d’immatriculation déposée auprès du RCS.
D’ailleurs, l’attestation de domiciliation commerciale sera directement refusée sans être titulaire de ce numéro.
Enfin, il convient toujours de vérifier auprès de la société de domiciliation la titularisation de cet agrément préfectoral avant une quelconque signature d’un contrat de domiciliation commerciale.
Ce qu’il faut savoir concernant l’obtention d’un agrément préfectoral pour la domiciliation d’entreprises en France
Les documents utiles pour obtenir l’agrément préfectoral de domiciliation d’entreprises
Pour être titulaire d’un agrément préfectoral, il est nécessaire de remplir certaines conditions. Il faudra tout d’abord soumettre une demande auprès de la préfecture du département de domiciliation en présentant un dossier unique comprenant les pièces suivantes :
- Un formulaire de déclaration (rempli) ;
- Un extrait K-bis délivré après l’immatriculation au RCS ou D1 après l’immatriculation au répertoire des métiers ;
- Un document justifiant la mise à disposition effective des locaux (plan de masse des locaux, relevé cadastral, descriptif détaillé des locaux avec photographie) ;
- Un exemplaire des statuts (cas d’une personne morale) ;
- Un document prouvant que la société est l’unique propriétaire ou locataire des locaux ;
- L’identité des représentants légaux, des associés et des actionnaires (une copie de leur pièce d’identité suffira) ;
- Un document attestant l’honorabilité de l’entrepreneur individuel ou des dirigeants, associés ou actionnaires qui détiennent au moins 25 % des parts sociales ou des actions au sein de la société.
Rappelons également que pour une société ayant un siège social à Paris, tous les documents qui concernent la demande d’obtention de l’agrément préfectoral doivent directement être adressés à la préfecture de police.
S’agissant par ailleurs des sociétés établies en province, les documents doivent être adressés à la préfecture du département concerné.
Le dirigeant et les conditions d’honorabilité qu’il doit remplir
Le dirigeant de la société de domiciliation, dans le cadre de l’obtention de l’agrément préfectoral, doit remplir certaines conditions d’honorabilité.
En premier lieu, il ne doit avoir été sujet à une faillite au niveau personnel, et ne doit en aucun cas être dans une situation d’interdiction d’exercice ou de gestion d’une activité commerciale.
Ensuite, le fait d’avoir déjà écopé une condamnation pénale pour crime ou le fait d’avoir déjà purgé une quelconque peine d’une durée excédant 3 mois sans sursis (pour vol, abus de confiance, trafics de stupéfiants, faux, fraude fiscale, blanchiment ou recel, proxénétisme, escroquerie) seront synonymes de refus d’obtention de l’agrément préfectoral.
Par ailleurs, le dirigeant de la société de domiciliation ne doit en aucun cas avoir été sujet à un retrait d’agrément préfectoral pendant les cinq dernières années. Notons enfin que toutes les conditions susmentionnées s’appliquent aussi aux actionnaires ou associés détenant plus de 25 % des parts ou des actions d’une société.
Les conditions relatives au lieu d’installation de l’entreprise de domiciliation
Concernant le lieu d’installation de la société de domiciliation, l’exercice de l’activité ne peut pas s’effectuer dans un lieu à usage privé ou mixte.
Aussi, le domiciliataire devra d’une part justifier d’un titre de propriété ou de location des locaux où l’exercice de l’activité a lieu, et d’autre part, garantir une totale confidentialité à ses clients en leur offrant la possibilité de vérifier régulièrement les documents juridiques et comptables les concernant.
