Comment justifier la domiciliation d’une entreprise ?

Un entrepreneur doit franchir différentes étapes obligatoires pour donner une existence légale à son entreprise et pour permettre à celle-ci d’exploiter librement l’activité à laquelle elle aspire.

On trouve parmi ces étapes la domiciliation d’entreprises qui consiste en la recherche d’une adresse administrative et fiscale à la société en devenir.

Autrement dit, il s’agit d’une formalité qui a pour objectif d’attribuer une adresse officielle à une entreprise, une adresse qui sera considérée comme son siège social.

Cependant, pour pouvoir justifier que toutes les formalités relatives à cette étape ont bien été réalisées, il convient pour l’entrepreneur de fournir des pièces justificatives importantes en fonction du type de domiciliation choisi.

Généralement, l’attestation de domiciliation est le document de base pour ce genre de justification, un document qui sera indispensable lors de l’immatriculation de la société auprès du RCS ou du registre du commerce et des sociétés.

Découvrons dans cet article tous les détails concernant les documents justificatifs de la domiciliation d’une entreprise, notamment en fonction de l’emplacement de son siège social.

Une brève généralité sur la domiciliation d’une entreprise en France

• L’intérêt premier de la domiciliation d’une entreprise

Comme il a été brièvement mentionné ci-dessus, la domiciliation est une étape indispensable pour une entreprise en cours de constitution, il s’agit d’ailleurs d’une obligation légale parce que sans l’adresse de siège social issue de cette étape, l’entreprise en question ne pourra pas avoir un numéro d’immatriculation auprès du RCS.

En outre, pour les raisons suivantes, l’entrepreneur ne doit pas négliger cette formalité importante :

• Le siège social permet à son entreprise de posséder une nationalité ainsi qu’une juridiction compétente pour trancher les éventuels litiges ;
• Le siège social permet d’identifier la loi qui sera applicable à son entreprise pendant l’exploitation de l’activité professionnelle.

De plus, cette adresse doit impérativement être inscrite sur tous les documents officiels de la société (les statuts, les contrats, les devis, etc.), cela renforce encore plus le caractère important de cette formalité de domiciliation, puisque ces documents officiels peuvent être accessibles au public.

• Les différentes options qui s’offrent à l’entrepreneur pour domicilier son entreprise

Plusieurs solutions de domiciliation peuvent exister et pourront permettre à un entrepreneur de domicilier sa société.

La variation des solutions est non seulement causée par la différence de ressources financières en possession de tout un chacun, mais également par les divergences de besoins et d’attentes de la part des créateurs d’entreprises.

Ainsi, voici les solutions existantes (à chaque alternative correspondra son document permettant de justifier la domiciliation) :

• Une adresse de siège social située au domicile personnel du représentant légal de la société ;
• Une adresse de siège social localisée dans un local commercial ;
• Une domiciliation collective au sein d’une structure hébergeant majoritairement les start-ups (une pépinière d’entreprises) ;
• Une possible colocation d’entreprises au sein d’un espace de coworking ;
• Et enfin la solution de la domiciliation commerciale par le biais d’une société spécialisée (l’alternative de domiciliation la plus sollicitée actuellement).

NB. Pour cette dernière solution, il faut s’assurer que la société de domiciliation possède un agrément délivré par les autorités préfectorales, un document qui lui permet d’exercer ce type d’activité.

Le choix de l’entrepreneur : un facteur de variation des documents justifiant la domiciliation de son entreprise

À l’instar de ce qui a été susmentionné, il faut que l’entrepreneur puisse être en mesure d’apporter la preuve que son entreprise est effectivement domiciliée et qu’elle possède bel et bien une adresse de siège social.

Ainsi, il est dans l’obligation de posséder des documents justificatifs qui pourront l’aider à cet effet, des documents qui pourront varier en fonction de l’emplacement de cettedite adresse. Cependant, il convient de se baser sur l’attestation de domiciliation.

• L’attestation de domiciliation et son utilité pour l’entreprise

D’une manière générale, cette attestation de domiciliation aura pour utilité principale de désigner l’adresse de siège social d’une société. Il s’agit donc d’un document qui a une valeur probatoire de l’adresse en question. Peu importe l’activité exercée, et, quel que soit le statut juridique d’une entreprise, l’attestation de domiciliation sera une pièce indispensable.

Pour la rédiger, il convient de respecter certaines mentions obligatoires. On parle notamment de l’identité du déclarant, de la dénomination sociale de la société ainsi que de l’adresse exacte du siège social. Il ne faut pas oublier de la dater et de la signer.

• Les attestations à fournir en fonction du type de domiciliation choisie

Rappelons que pour toutes les solutions de domiciliation qu’on a citées précédemment, il existe une pièce spécifique qui servira à justifier la domiciliation ou à prouver que le siège social de l’entreprise existe réellement.

• Local d’habitation

En premier lieu, s’agissant d’une domiciliation dans le local d’habitation du représentant légal de la société, deux types de justificatifs sont à fournir. Dans la première catégorie, l’entrepreneur doit avoir une autorisation de domiciliation du siège social de son entreprise à son domicile dans le cas où il serait locataire.

En revanche, s’il est propriétaire, une attestation de domiciliation de son entreprise sera nécessaire (en cas d’hébergement par un tiers, une attestation d’hébergement gratuit sera à fournir).

Quant à la seconde catégorie, on fait essentiellement référence à un justificatif de domicile au nom du représentant légal (facture de gaz, de l’électricité, quittance du loyer, etc.).

• Local commercial

Pour le local commercial, l’entrepreneur doit présenter un contrat de bail si son entreprise est locataire du local en question.

Par contre, si l’entreprise est elle-même propriétaire des lieux, il faudra simplement préparer un document qui permettra de justifier leur jouissance effective.

Enfin, une autre justificative vient s’ajouter au lot, il s’agit d’une attestation de mise à disposition du local.

• Hébergement par une autre entreprise

Par ailleurs, il se peut aussi que l’entreprise soit domiciliée dans un local appartenant à une autre société.

Dans ce cas, il faudra signer une convention de mise à disposition de locaux (une alternative plus souple qu’un bail commercial), il s’agit d’un contrat conclu entre les parties qui fixe les règles et les obligations de chacune d’elles concernant le partage des locaux.

Aussi, il faudra avoir en possession un justificatif de jouissance du local qui est au nom de la société qui héberge (facture, quittance de loyer, etc.).

NB. La même pièce justificative doit être fournie pour le cas d’une domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprises ou au sein d’un espace de coworking (pour ce dernier cas, elle prendra la forme d’un contrat de location d’espace de travail qui est communément appelé certificat de domiciliation, il convient aussi d’avoir un justificatif de jouissance du local au nom de la société de coworking).

• Pour le cas d’une domiciliation dans des centres d’affaires ou dans une société de domiciliation

Pour ce type de domiciliation, il faudra impérativement signer un contrat de domiciliation entre l’entreprise domiciliée et le domiciliataire (la société de domiciliation).

Ce contrat sera la pièce maîtresse de la convention parce qu’il fixera les règles de fonctionnement de la domiciliation ainsi que les obligations contractuelles des deux parties.

Sur contrat, il faut s’assurer que le numéro d’agrément préfectoral du domiciliataire est mentionné. C’est après la signature du contrat par les parties qu’une attestation de domiciliation sera délivrée par le domiciliataire.

Ce document sera alors la preuve que la société est réellement domiciliée et qu’elle possède dorénavant d’une adresse de siège social.

Pour conclure, la domiciliation d'une entreprise est une étape cruciale pour immatriculer celle-ci au greffe du tribunal de commerce et obtenir une adresse du siège social officielle. Pour une personne morale, le choix de son adresse peut se faire via plusieurs options, notamment la domiciliation dans une copropriété. Il est cependant impératif de vérifier le règlement de copropriété pour s'assurer de la conformité. Une alternative souvent privilégiée par les auto-entrepreneurs et les petites entreprises est l'utilisation d'un centre d'affaires, qui offre une adresse postale prestigieuse et des services complémentaires comme la gestion du courrier, la réexpédition des courriers, et des salles de réunion équipées.

En cas de transfert de siège social, il est nécessaire d'informer le greffe du tribunal de commerce et de respecter les formalités du code de commerce. Si l'entreprise est domiciliée chez le bailleur, il faut veiller à la clause de tacite reconduction du bail. Pour une domiciliation à l'adresse personnelle du dirigeant ou à son domicile, cette solution est courante mais comporte le risque d'exposer l'adresse personnelle.

Pour ceux qui préfèrent ne pas utiliser leur adresse personnelle, la boîte postale ou boîte-aux-lettres de l'entreprise peut servir de solution intermédiaire. Enfin, l'inscription au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) est une étape obligatoire pour valider l'adresse commerciale et le transfert du siège en bonne et due forme. En résumé, justifier la domiciliation d’une entreprise implique de choisir une adresse adaptée tout en respectant les obligations légales et administratives, afin d'assurer une bonne gestion des courriers et des documents administratifs.