Procuration domiciliation entreprise:
Tout savoir sur la procédure

La procuration est un acte juridique rédigé sur papier libre ou sur un formulaire, selon l’organisme auquel elle est destinée, dans laquelle le mandat donne un pouvoir au mandataire afin d’effectuer une ou plusieurs formalités ou tâches en son nom.

Quand il s’agit d’une personne morale, la procuration est établie par le dirigeant ou une personne habilitée à agir au nom de la société en faveur d’un tiers ou d’une autre personne morale.

Dans cet article, nous allons déterminer ce qu’est une procuration postale, les formalités pour pouvoir en établir une et les personnes qui peuvent recevoir ce type de mandat.

La procuration postale : qu’est-ce que c’est ?

L’adresse de domiciliation d’une entreprise est son adresse fiscale et administrative. Cela signifie que tous les courriers destinés à cette société seront reçus à cette adresse.

De plus en plus d’entrepreneurs choisissent un siège social qui n’est pas le lieu d’exercice de leur activité rendant ainsi la récupération du courrier destiné à la société plus compliqué.

Il est fort probable que l’entrepreneur qui exerce ailleurs que dans son siège social ne soit pas présent pour la récupération de colis ou courriers recommandés qui sont adressés à sa société.

C’est pourquoi il doit mettre en place une procuration postale qui permettra au mandataire de réceptionner les courriers recommandés destinés à la société, retirer les colis à la poste si nécessaire et acheter des timbres et emballages au nom de la société le cas échéant.

Si le dirigeant de la société a choisi de faire appel à une société de domiciliation, cette procuration est quasiment obligatoire afin de permettre à la société de domiciliation d’assurer ses services mais aussi afin de libérer le dirigeant de la société cliente de cette charge de travail qui peut représenter un temps de travail supplémentaire.

Quelles sont les démarches pour donner une procuration ?

La procuration faite par le dirigeant d’une société en faveur d’un tiers ou d’une société de domiciliation peut être faite soit en réalisant les démarches physiquement soit en utilisant le site internet de la Poste.

• Les formalités physiques

Pour remplir une procuration postale, le dirigeant de l’entreprise doit télécharger le formulaire adéquat sur le site de la Poste. Il s’agit du formulaire 776.

Pour remplir correctement la procuration, le dirigeant doit avoir les informations suivantes :

- Le numéro de SIRET de la société délivré lors de son immatriculation ;

- Le nom de la société ;

- L’identification de la société ;

- La forme juridique de la société ;

- L’adresse du siège social de la société ;

- L’identification des mandataires en faveur de qui la procuration est établie.

Une fois ces informations remplies, le dirigeant ou le représentant légal devra choisir les types de pouvoir que la procuration accordera à savoir :

- Recevoir et retirer les envois de la poste ;

- Acheter pour le compte du mandant les affranchissements, les prêts à poster et les prêts à expédier ;

- Percevoir les mandats de toute catégorie.

Lorsque la procuration est correctement remplie, le dirigeant doit se rendre auprès d’un bureau de poste avec une pièce d’identité.

Le formulaire sera signé en présence du postier qui pourra attester de l’identité de la personne donnant la procuration et qui signera à son tour la procuration.

L’activation de la procuration sera finalisée à la réception d’un email. Lorsque le mail d’activation aura été répondu, la procuration sera activée dans les 5 jours suivants la réception du mail.

• Les formalités en ligne

Le dirigeant de l’entreprise ou son représentant légal peut choisir de créer la procuration en ligne sur le site officiel de la Poste. Pour ce faire, il faut tout d’abord se connecter au site officiel de la poste.

Puis accéder à son espace client et à la rubrique « Donner une procuration à un proche ».

Les renseignements demandés doivent être remplis précautionneusement. Il s’agit des mêmes éléments que pour une procuration physique.

Ensuite, il faudra joindre les pièces justificatives suivantes sous format numérique à la demande :

- Une pièce d’identité du mandant ;

- Un justificatif de domicile de moins de 3 mois ;

- En cas d’hébergement à titre gracieux par un tiers, une pièce d’identité de l’hôte, une attestation d’hébergement signée et un justificatif de domicile de moins de 3 mois au nom de l’hôte.

Pour une procuration en ligne, la demande est traitée dans les 3 jours ouvrables. Un mail avec un code d’activation est transmis, néanmoins ce code n’est valide que dans les 30 minutes suivantes son ouverture.

A qui le dirigeant peut-il donner une procuration ?

D’une manière générale, le dirigeant de l’entreprise peut choisir de donner procuration à toute personne qu’il juge digne de confiance.

• Un tiers

Il s’agit ici d’une personne physique en qui le dirigeant a confiance. Cela peut être un employé ou un membre de la famille ou du cercle restreint.

Néanmoins, il est toujours préférable de se lier à cette personne avec un contrat moyennant éventuellement une rétribution financière.

Cette disposition est à prendre afin de s’assurer du respect de la confidentialité des éléments qui seront mis à la disposition de cette personne.

• Une société de domiciliation

Lors de la création de l’entreprise, il est obligatoire d’avoir un siège social. Cela peut se faire très facilement en concluant un contrat avec une société de domiciliation commerciale.

Ces entreprises spécialisées dans la fourniture d’adresses de domiciliation dans des quartiers d’affaires et à des adresses prestigieuses pourront aider l’entrepreneur dans la gestion de son courrier notamment en réceptionnant et en réexpédiant les courriers et colis.

Elles peuvent également se charger de scanner les courriers et de les transmettre à une adresse électronique, ce qui fluidifiera le processus de gestion du courrier de l’entreprise.

De plus, comme il s’agit de professionnels, la confidentialité des informations mises à leur disposition doit être garantie par le contrat de domiciliation.

Pour conclure, la procuration en faveur d’une société de domiciliation ou en faveur d’un tiers est généralement faite par le dirigeant de l’entreprise pour le libérer de la charge en matière de temps que peut constituer la récupération et la gestion des colis au niveau de la Poste.

Cette procuration peut être faite en version physique ou en ligne.