Les tricolores
Bien que la société personne morale ait désigné une adresse de domiciliation, il est possible que la réception des courriers soit externalisée. En d’autres termes, les courriers de l’entreprise ne sont pas acheminés à son siège social, mais à la poste, à travers la boîte postale. Toutefois, la récupération de ces courriers peut engendrer des déplacements récurrents.
En effet, et en principe, elle doit être effectuée par le représentant légal de la société. La gestion de courrier est devenue une tâche chronophage pour le mandataire social de l’entreprise. Pour ce faire, il est possible de déléguer la récupération à une tierce personne par le biais de la procuration postale.
Cela peut être ponctuel ou à long terme. Nous allons faire le tour d’horizon de la procuration postale dans les prochains paragraphes. D’une part, nous présenterons les étapes à suivre auprès de la poste.
D’autre part, nous verrons la procuration postale par le biais d’une société de domiciliation. Par ailleurs, il convient de rappeler l’intérêt de la procuration postale.
Procuration postale : intérêt de cette procédure
De prime abord, il convient de définir ce que l’on entend par « procuration postale ». La procuration postale est l’alternative par laquelle une personne donne mandat à une autre, appelée mandataire, de réaliser toutes les tâches liées au courrier.
Cela peut être notamment : la réception de courrier recommandé, le retrait de colis ou l’achat de produits postaux. Recourir à la procuration postale représente plusieurs intérêts pour la personne morale. En effet, dans un premier temps, la procuration postale est un moyen de délégation de tâches à la portée du représentant légal de la société. Ce dernier est, en effet, le signataire de tous les documents de l’entreprise.
Dans un second temps, la procuration postale permet à l’entrepreneur de gagner du temps. Bien qu’elle semble être une tâche anodine, la récupération de courrier est chronophage.
Lorsque l’entreprise commence à se développer, le temps est compté, car comme on dit « le temps, c’est de l’argent ». Ainsi, la procuration postale est une procédure permettant à l’entrepreneur de gagner du temps pour se concentrer à d’autres activités de l’entreprise.
NOTE : il convient de noter que la procuration postale s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels.
Procuration postale : un service de la poste
La procuration postale est par excellence un service de La Poste. De ce fait, la procédure doit être effectuée auprès des agences de La Poste la plus proche.
Par ailleurs, il est possible de faire la procuration postale en ligne, à travers le site de La Poste. Avant de voir les procédures à suivre pour une procuration postale, il convient de rappeler certains préalables.
Procuration postale : les préalables à savoir
Dans un premier temps, il convient de souligner que la procuration postale n’est pas permanente. En effet, pour des raisons de sécurité, la procuration postale pour une personne morale est limitée à 5 ans. Dans un second temps, avant de procéder à démarches relatives à la procuration postale, l’intéressé doit préparer les pièces suivantes :
- Une pièce d’identité du représentant légal en cours de validité telle que : carte d’identité, passeport, permis de conduire.
- Un justificatif de domicile de moins de 3 mois.
Cette pièce peut prendre plusieurs formes : facture d’eau, d’électricité, de téléphone, titre de propriété, quittance de loyer. Dans le cas où l’entreprise est hébergée à titre gratuit chez un tiers, il doit préparer une attestation d’hébergement signé par le logeur avec un justificatif de domicile de moins de 3 mois.
Procuration postale : la procédure auprès du bureau de La Poste
Avant de se rendre au bureau de la Poste, l’intéressé doit, en premier lieu, remplir le formulaire 776 sans le signer. Ce formulaire est disponible et téléchargeable sur le site de la Poste.
Ce formulaire n’est autre que la procuration pour personne morale. Ce faisant, l’intéressé doit fournir d’une part les informations sur la personne morale : numéro de SIRET, dénomination sociale ou raison sociale, forme juridique, l’adresse de domiciliation, l’identification des mandataires sociaux. D’autre part, la procuration doit mettre en évidence les pouvoirs concédés.
Une fois le formulaire pré-rempli, l’intérêt doit se rendre auprès d’un bureau de Poste. Il présente le formulaire avec sa pièce d’identité, dans un premier temps. Dans un second temps, il procède à la signature de la procuration en présence d’un agent de la poste. Cela permet de vérifier l’identité du représentant légal de la société.
Procuration postale : la procédure en ligne
Il convient de noter que la procuration peut être faite en ligne via le site de la Poste et non par messagerie. Comment s’y prendre ? En quelques clics et sans déplacement, le tour est joué :
- Accéder au site officiel de La Poste ;
- Aller dans l’espace client ;
- Cliquez sur l’onglet « accès rapide » puis « donner procuration à un proche ;
- Remplir les cases ainsi que les informations demandées ;
- Cliquer sur “parcourir” ;
- Joindre les pièces justificatives demandées ;
- Et cocher “Prévenir cette personne par email” pour information de la procédure.
La demande en vue de la procuration postale est traitée sous un délai de 3 jours ouvrables.
Procuration postale : le recours à une société de domiciliation
Il est possible de faire une “procuration postale” au sens large du terme à travers les services d’un professionnel de la domiciliation. L’essence même de leur principale mission est la réception et la gestion de courrier.
À travers ce service, le représentant légal de la société peut déléguer la récupération ainsi que le retrait de colis à la société de domiciliation. Quelles sont les démarches à suivre ? Ce sont principalement celles relatives à souscription à un contrat de domiciliation, notamment :
- Choisir la société de domiciliation correspondant aux besoins de l’entreprise ;
- Sélectionner les services demandés : gestion de courrier, location de local,
accompagnement ;
- Procéder à la signature du contrat de domiciliation ;
- Procéder à l’enregistrement du contrat.
Il convient de souligner que la procédure peut être faite en ligne ou par courrier.
La procédure en 5 étapes
Étape 1 : Préparation des pièces justificatives
Une pièce d'identité en cours de validité du représentant légal et un justificatif de domicile de moins de 3 mois.
Étape 2 : Remplissage du formulaire de procuration
Remplissez le formulaire 776 de procuration pour personne morale disponible sur le site de La Poste.
Étape 3 : Procédure auprès du bureau de poste
- Présentez le formulaire pré-rempli et votre pièce d'identité au bureau de La Poste.
- Signez la procuration en présence d'un agent de la poste pour vérification de votre identité.
- La procuration postale effectuée auprès de La Poste est généralement limitée à 5 ans pour des raisons de sécurité.
Étape 4 : Procédure en ligne
- Accédez au site officiel de La Poste.
- Connectez-vous à votre espace client.
- Cliquez sur l'onglet "Accès rapide" puis sélectionnez "Donner procuration à un proche".
- Remplissez les informations demandées et joignez les pièces justificatives.
- Cochez l'option "Prévenir cette personne par email" pour l'informer de la procédure.
- La demande de procuration postale en ligne est traitée dans un délai de 3 jours ouvrables.
Étape 5 : Recours à une société de domiciliation
- Choisissez une société de domiciliation correspondant aux besoins de votre entreprise.
- Sélectionnez les services demandés, tels que la gestion de courrier et la réception de colis.
- Signez un contrat de domiciliation avec la société choisie.
- Procédez à l'enregistrement du contrat.
