Domiciliation téléphonique:
les règles à savoir en 2024

Afin d’alléger le quotidien de l’entrepreneur, de nombreuses structures proposent de multiples solutions. Les sociétés de domiciliation proposent la mise à disposition d’une adresse avec un service de gestion des courriers.

Certaines proposent une offre d’accompagnement administratif et juridique. Enfin, certaines structures proposent une offre de domiciliation téléphonique.

Dans le présent dossier, nous allons aborder particulièrement cette dernière solution.

Domiciliation téléphonique : c’est quoi ?

La domiciliation téléphonique correspond à la location d’un numéro de téléphone auprès d’un service spécialisé. En d’autres termes, à travers la domiciliation téléphonique, l’entrepreneur procède à l’externalisation de la réception des appels entrants. La domiciliation téléphonique est également appelée télésecrétariat.

Ce numéro loué sera affiché sur tous les documents de l’entreprise : factures, devis, supports de communication…

Domiciliation téléphonique : comprendre son fonctionnement

Pour une bonne compréhension du fonctionnement de la domiciliation téléphonique, nous verrons, dans un premier temps qui peut bénéficier de la domiciliation téléphonique ? Dans un second temps, quelles sont les structures pouvant offrir ce genre d’offre ? Enfin, le fonctionnement de la domiciliation téléphonique proprement dite.

• Qui peut bénéficier d’une domiciliation téléphonique ?

En principe, la domiciliation téléphonique est une alternative destinée à ceux qui ne veulent pas divulguer leur numéro personnel. En conséquence, aussi bien les entrepreneurs que les particuliers peuvent bien recourir au service de domiciliation téléphonique.

Par ailleurs, la domiciliation téléphonique est plus appréciée par les professionnels et les sociétés commerciales. En effet, cette solution est avantageuse dans la mesure où cela permet de déléguer certaines tâches à une tierce personne.

• Quelles sont les structures qui offrent un service de domiciliation téléphonique ?

Il existe deux structures qui proposent de la domiciliation téléphonique.

Dans un premier temps, il y a les sociétés de domiciliation téléphonique. Ces sociétés exercent une activité de télésecrétariat, un service d’externalisation des appels et de toutes les tâches de secrétariat.

Dans un second temps, la domiciliation téléphonique peut être parmi les prestations proposées par une société de domiciliation commerciale. Cette dernière est une structure qui met à la disposition de son client une adresse et des services annexes. Ces services peuvent être de différente nature.

Cela peut être un accompagnement juridique et administratif, notamment dans la réalisation des diverses formalités. Cela peut être un service de secrétariat tel que la prise de rendez-vous et la permanence téléphonique.

En optant pour la domiciliation commerciale, l’entrepreneur bénéficie en même temps l’externalisation de la réception de ses courriers et l’externalisation de ses appels entrants.

• Le fonctionnement de la domiciliation téléphonique proprement dite

Dans un premier temps, comme nous l’avons dit, la domiciliation téléphonique correspond à la location d’un numéro. Il appartient ensuite à la société de domiciliation téléphonique de transférer les messages à l’entrepreneur par email.

Dans un second temps, la domiciliation téléphonique assure la permanence téléphonique. Cela signifie que le numéro loué est joignable à toute heure.

Dans un troisième temps, quel que soit le type de prestataire pour la domiciliation téléphonique, ce service est assuré par des personnes qualifiées.

Enfin, le tarif de la domiciliation téléphonique est abordable. Par ailleurs, il varie selon le service demandé et la zone géographique.

Les règles relatives à la rédaction du contrat de domiciliation téléphonique

La domiciliation téléphonique est concrétisée par la signature d’un contrat. Ce contrat peut, en principe, être rédigé librement. Toutefois, il doit faire mention de certaines informations.

Que la domiciliation téléphonique soit assurée par une société spécialisée ou par une société de domiciliation commerciale, les mentions requises sont les mêmes.

Ces informations sont notamment :

• Les informations relatives à l’identité des deux parties telles que : dénomination sociale, objet social, forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;

• Le numéro de téléphone mis en location ;

• La durée de domiciliation téléphonique ;

• Le tarif de la domiciliation téléphonique ;

• Détails relatifs aux prestations fournies par la société de domiciliation téléphonique. En effet, l’entrepreneur peut demander d’autres services de secrétariat outre la permanence téléphonique ;

• Les modalités relatives à la rupture ou de résiliation du contrat de domiciliation ;

• Les obligations des deux parties ;

• La signature de chaque partie.

Domiciliation téléphonique : les avantages de cette solution

• 1er avantage : Assurer la protection de la vie privée

La domiciliation téléphonique est une solution pour éviter la divulgation de son numéro privé. Qui dit numéro privé, dit vie privée. Cette alternative contribue indirectement à la protection de la vie privée de l’entrepreneur.

• 2e avantage : Gagner du temps

En entrepreneuriat, le temps c’est de l’argent. Le temps est précieux. Il est judicieux de déléguer certaines tâches pouvant être chronophages. D’où l’intérêt de recourir à la domiciliation téléphonique.

Ce qui permet à l’entrepreneur de consacrer plus de temps dans le développement de ses activités.

• 3e avantage : Une alternative à moindre coût

La domiciliation téléphonique est une solution moins onéreuse, bien que le tarif puisse varier d’une zone géographique d’une autre.

• Les avantages de la domiciliation téléphonique par le biais d’une société de domiciliation

Les avantages sont multiples lorsque l’entrepreneur opte pour la domiciliation téléphonique à travers une société de domiciliation commerciale.

En effet, en premier lieu, la domiciliation commerciale peut permettre à l’entrepreneur de gagner en visibilité. C’est notamment le cas lorsque l’adresse choisie par l’entrepreneur est une adresse prestigieuse. Rappelons-le, la notoriété de l’adresse du siège social se déteint sur l’image de l’entreprise.

En second lieu, l’entrepreneur gagne doublement du temps. Outre la permanence téléphonique, il bénéficie d’un service de gestion de courrier. La gestion de courrier correspond à la réception, au tri et à la réexpédition des courriers.

En troisième lieu, l’entrepreneur bénéficie d’un double avantage financier. D’une part, le tarif de la domiciliation commerciale est abordable.

D’autre part, grâce à la domiciliation commerciale, l’entrepreneur peut bénéficier d’un avantage fiscal. C’est notamment la possibilité de choisir le taux de la cotisation foncière des entreprises auquel sera imposée son entreprise. Pour rappel, le taux de cette imposition locale varie d’une ville à une autre.