Quels sont les documents obligatoires pour une entreprise ?

Au cours de la vie d’une entreprise, la législation impose aux entrepreneurs, en l’occurrence aux chefs d’entreprise, la détention de certains documents officiels relatifs à l’identification légale et juridique de l’entreprise, à sa gestion ainsi qu’aux salariés de l’entreprise.

La détention impérative de certains de ces documents est imposée par le Code du travail, tandis que celle des autres est commandée par la sécurité des opérations économiques et commerciales de l’entreprise.

Ces documents sont obligatoires en ce sens où ils garantissent à l’entreprise la légalité, la sécurité ainsi que la stabilité de ses activités. 

Les documents relatifs à l’identification légale et juridique de l’entreprise :

• Le Kbis 

L’extrait Kbis est un document de base d’une société commerciale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et atteste l’existence légale de l’entreprise.

Il équivaut à l’extrait D1 pour les artisans, à l’extrait K pour les entreprises individuelles, et à l’extrait L/Lbis pour les établissements secondaires.

Il contient les informations relatives à l’entreprise notamment la raison sociale, la forme juridique, le numéro SIREN, l’adresse du siège social, l’identité du gérant, etc. 

• Les statuts juridiques de l’entreprise 

Les statuts doivent être établis par écrit, sous seing privé ou par acte authentique. À défaut, l’entreprise ne pourra acquérir la personnalité morale.

Ils établissent les relations entre associés et entre ceux-ci et les tiers, en précisant la fonction et les prérogatives de chacun. Ils doivent également contenir certaines mentions obligatoires notamment les apports, la forme sociale, l’objet social, la dénomination, le siège social, la durée, les modalités de fonctionnement de l’entreprise.

D’autres mentions peuvent y figurer, entre autres, l’identité de tous les associés et leur nombre de parts sociales, la désignation du gérant, les modalités de cession des parts.

• Le pacte d’associés 

Si les statuts ne prévoient pas les liens entre les associés, ceux-ci peuvent établir ces liens dans le pacte d’associés.

Ce document permet de conforter les accords et les ententes entre les associés, tout ou partie d’entre eux.

Il n’est pas cependant remis au RCS, mais il intervient en cas de conflit ou mésentente entre associés.

Les documents relatifs à la gestion de l’entreprise 

• Le livre journal 

C’est un document obligatoire relatif à la comptabilité de l’entreprise. Il est obligatoire pour tout type d’entreprise sans distinction sauf pour les micro-entreprises. Ce livre retrace toutes les transactions journalières effectuées par l’entreprise.

• Le grand livre 

C’est également un document comptable obligatoire reprenant le livre journal, mais en retraçant les transactions effectuées par l’entreprise en plusieurs catégories telles que les comptes financiers, les comptes de stocks, les comptes d’immobilisation, etc. 

• Le livre d’inventaire 

C’est aussi un document comptable dans lequel est reporté l’inventaire des actifs et des passifs de l’entreprise. Cependant, bien qu’important, il n’est plus obligatoire depuis 2016.

• Le bilan comptable 

C’est un document comptable dans lequel les passifs et les actifs du patrimoine de l’entreprise sont répertoriés. Il permet ainsi d’avoir un aperçu sur le patrimoine de l’entreprise dans le temps.

• Le compte de résultat 

C’est un document essentiel au fonctionnement et à la gestion de l’entreprise en ce sens qu’il définit si l’entreprise est en bénéfice ou est en perte.

Les documents et registres relatifs aux salariés de l’entreprise 

• Les coordonnées de l’Inspection du travail 

Selon l’article D4711-1 du Code de travail, les coordonnées de l’Inspecteur du travail telles que son adresse, son nom, et son numéro de téléphone font partie des documents obligatoires en entreprise, eu égard aux rôles importants de l’Inspection du travail en tant que conseiller des employés et des employeurs et en tant que garant dans du respect de la législation du travail et des conventions collectives.

• Les coordonnées du Défenseur des droits 

L’article L1132-3 du Code de travail impose également à l’entreprise la communication à leurs salariés du numéro de téléphone du Défenseur des droits.

• Le règlement intérieur 

Le règlement intérieur est un document impératif devant être affiché au sein de l’entreprise. Ce document relate les obligations et devoirs en matière d’hygiène et sécurité au travail ainsi qu’en matière de discipline. Il doit être lisible, intelligible et accessible à tous.

• Le registre unique du personnel 

C’est un document obligatoire qui doit être tenu par l’entreprise dès l’embauche de son premier salarié. La loi n’impose pas une forme spécifique du registre, néanmoins certaines mentions doivent y figurer notamment l’identification du salarié, la carrière, le type de contrat, etc.

il peut être tenu sur support numérique après consultation du Comité social et économique (CSE). L’absence de registre, l’absence de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires entrainent une peine d’amende.

• Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) 

Ce document est obligatoire et retrace l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs de l’entreprise notamment les risques liés à leur santé et à leur sécurité.

Il est tenu à la disposition des membres du CSE et de l’inspection du travail. Il doit être mis à jour. À défaut de mise à jour, une peine d’amende est encourue par l’entreprise.

• Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement 

C’est un registre spécifique dont les pages doivent être numérotées, et relate les alertes du représentant du personnel au CSE concernant les risques graves liés à la santé ou à l’environnement, et les alertes des salariés concernant les produits utilisés par l’entreprise présentant un risque grave pour la santé et l’environnement. 

• Le registre des questions du Comité social et économique (CSE) 

Ce document est obligatoire pour toute entreprise employant moins de 50 salariés et ayant un CSE. Il répertorie les demandes écrites des membres de la délégation du personnel au CSE et les réponses motivées de l’entreprise.

L’absence de ce document constitue un délit d’entrave au bon déroulement de la mission des représentants du personnel et à l’exercice du droit syndical, et est sanctionnée par une peine d’amende.

• Le registre des dangers graves et imminents 

Ce registre est obligatoirement tenu et rempli par le CSE en cas de danger grave et imminent, tout en précisant le poste de travail concerné par la cause du danger constaté, la nature du danger constaté ainsi que les noms des travailleurs exposés au danger. L’absence de ce registre est sanctionnée par une peine d’amende.

• Les registres spécifiques à la durée du travail 

La tenue d’un registre spécial du repos hebdomadaire est obligatoire dans le cas où les salariés ne bénéficient pas du même jour de repos hebdomadaire.

L’absence de ce registre entraine une peine d’amende. De même, en cas d’organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, un registre ou tableau organisant le travail en équipe doit être tenu.

• Les registres de sécurité 

Un registre de sécurité incendie doit être tenu par l’entreprise. Il indique la conduite à tenir en cas d’incendie ou d’évacuation. En ce sens, il doit être accessible à tous et informer les règles de sécurité incendie et recenser l’ensemble du matériel de lutte contre l’incendie présent au sein de l’entreprise.

En conclusion, la gestion d'une entreprise requiert une obligation de tenir à jour une série de documents essentiels, garantissant la conformité avec les normes relatives à la santé et sécurité au travail. Les délégués du personnel, les membres du CHSCT, le CHSCT, et la délégation unique du personnel (DUP) jouent un rôle clé dans la prévention des risques professionnels, assurant la sécurité des salariés sur le lieu de travail. Le chef d'entreprise doit veiller à la bonne tenue des procès-verbaux, à l’enregistrement dans les registres obligatoires, incluant notamment le registre du personnel, le registre des accidents du travail, et le registre des dangers graves et imminents. Il est essentiel de tenir un registre des questions du CSE, ainsi que des registres de sécurité concernant les risques d’incendie et autres dangers.

Les personnes morales et personnes physiques doivent également se conformer aux exigences légales relatives aux contrats de travail, à la gestion des congés annuels, et à l’affichage des informations obligatoires comme les coordonnées de l’Inspection du travail et du Défenseur des droits. Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), en lien avec la médecine du travail, doit être régulièrement mis à jour pour garantir la protection de la santé des travailleurs contre les risques liés à l'amiante, aux conditions de travail, et aux maladies professionnelles.

Le règlement intérieur, qui régit les règles d’hygiène et de sécurité, ainsi que les obligations liées aux organisations syndicales et à la prévention des risques sur le lieu de travail, doit être respecté. L'absence ou le défaut de mise à jour des documents, tels que le registre unique du personnel ou le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement, peut exposer l’entreprise à des contraventions et sanctions. Ces mesures renforcent l’importance du respect du droit du travail pour la sécurité et la stabilité des activités de l’entreprise.

La pénibilité des conditions de travail doit être prise en compte, en particulier pour les stagiaires et les employés à temps partiel. L'amélioration des conditions de travail passe également par un dialogue social constructif et des vérifications régulières. Chaque établissement doit disposer d’un modèle de registre adapté pour consigner les informations pertinentes et assurer un suivi efficace des attributions des différents acteurs impliqués dans la santé physique et mentale et la sécurité au travail.

Les heures de délégation accordées aux délégués du personnel doivent être clairement définies pour leur permettre d'exercer leurs mandats et d'intervenir efficacement sur les risques psychosociaux et le harcèlement. La mise en place de comités d'hygiène et de sécurité, ainsi que l'analyse des risques au sein des postes de travail, sont essentielles pour garantir un environnement de travail sain. Les mesures de prévention doivent être établies et respectées dans le cadre de l'application du code du travail, afin de protéger la santé des employés et d'assurer la conformité aux normes réglementaires en vigueur.

Les comités doivent également se réunir régulièrement pour évaluer l'effectif de l’entreprise et s'assurer que toutes les instances représentatives sont conservées et fonctionnent correctement. Une attention particulière doit être portée à la formation des membres du CHSCT sur les enjeux de santé au travail et à la sensibilisation concernant les heures par mois consacrées à la prévention. En somme, chaque acteur, y compris les autorités territoriales, a un rôle à jouer pour garantir un cadre de travail propice à la santé physique et mentale des salariés.

De plus, la démarche de prévention doit inclure une analyse des risques pour la santé des employés, notamment en ce qui concerne les risques auxquels ils sont exposés. Les titulaires des instances représentatives du personnel doivent être impliqués dans ce processus, en exerçant leur droit d’alerte lorsque des situations préoccupantes sont identifiées. La collaboration avec l'INRS (Institut national de recherche et de sécurité) peut également s'avérer bénéfique pour élaborer des stratégies efficaces et garantir la sécurité au sein du comité d'entreprise.