Lettre de changement d’adresse pour une entreprise:
Guide pratique

Au cours de la vie sociale, un entrepreneur est parfois soumis à la réalisation de certaines formalités qui auront un impact majeur sur le fonctionnement et la gestion de son entreprise. La plupart d’entre elles entraînent obligatoirement la modification des statuts de la société.

C’est notamment le cas du changement d’adresse de siège social, puisque cette dernière doit forcément figurer dans les statuts de l’entreprise, quelle que soit la forme juridique de celle-ci.

Sur les différentes démarches à effectuer pendant ce changement d’adresse, il est conseillé d’établir d’une part, une lettre destinée à notifier les tiers (formalité de courtoisie) et d’autre part, un avis à publier dans un support d’annonces légales (une obligation juridique).

Il faut cependant savoir que pour être opposables à ces derniers, la lettre comme cet avis doivent comporter certains éléments indispensables concernant la société.

Les conditions à respecter pour le changement d’adresse

Afin de mener à bien les procédures de changement d’adresse, les associés doivent prendre cette décision en se référant aux différentes conditions que la loi prévoit, notamment lorsque cette action nécessite la mise à jour des statuts de la société. Par ailleurs, il est crucial de prouver que le changement est réel et effectif.

À cet effet, un justificatif de transfert de siège sera nécessaire, il suffit d’accomplir les formalités de publicité (la publication d’un avis de transfert dans un journal d’annonces légales) qui feront office de preuve. Cela permettra aussi aux tribunaux de commerce de constater le changement effectif des services administratifs et du lieu des organes de direction.

Les procédures du changement d’adresse de siège social

Les étapes concernant ce changement seront divisées en trois grandes parties : la décision de transfert en vue d’une modification statutaire, la publication d’un avis ainsi que la déclaration modificative de l’inscription au RCS ou registre du commerce et des sociétés.

• La mise à jour des statuts

Le transfert d’adresse de siège social entraîne obligatoirement le changement des statuts qui doit être acté par l’organe compétent. Ce dernier diffère en fonction de la forme juridique de la société.

À titre d’exemple, c’est l’assemblée des associés qui décident dans le cas d’une SARL, tandis que pour le cas d’une EURL, le seul décisionnaire est l’associé unique. Ensuite, toute action prise à l’issue de l’assemblée des associés doit être rapportée dans un procès-verbal écrit par l’organe compétent.

• Mettre les tiers au courant du changement d’adresse

Cette étape fait partie des obligations de publicité que l’entreprise ne peut pas éviter au cours de sa vie sociale. Elle est dans l’obligation de notifier tous les tiers pour toute modification touchants ses statuts, afin que cette action puisse leur être opposable. Pour cela, le représentant légal doit publier un avis dans un journal d’annonces légales.

Cette insertion dans un support légal doit suivre une certaine règle et contenir les éléments suivants : la dénomination sociale et la forme de la société, le montant du capital social, les adresses du siège social (notamment l’ancienne ainsi que la nouvelle adresse) et enfin le numéro d’identification de la société et son RCS.

Deux cas de figure peuvent se présenter. Dans le cas d’un changement d’adresse dans le ressort du même tribunal (le département ne change pas), un seul avis suffira. Par contre, si le transfert de siège s’effectue dans le ressort d’un autre tribunal (changement de département), alors il faut que le représentant légal publie deux avis : l’un dans le support d’annonces légales de l’ancien département, et l’autre dans le support du nouveau.

• L’avis de modification statutaire

Concernant cet avis de modification statutaire, voici aperçu de sa forme et des éléments qui doivent y figurer : il faut mentionner en premier lieu la forme sociale de l’entreprise : par exemple, « Société à responsabilité limitée/anonyme… Suivie de la dénomination sociale ; au capital de… € ; siège social : … ; numéro d’identification et RCS ».

Après, il faut tout de suite enchainer comme suit : « par décision en date du…, les associés/actionnaires/la gérance (dans les SARL)/le conseil d’administration/de surveillance (dans les SA) ont/a décidé de transférer le siège social du… (adresse de l’ancien siège), au… (adresse du nouveau siège) ; en conséquence, les statuts ont été modifiés comme suit : Article… – Siège social ; ancienne mention : « Le siège social est fixé au… » (ancienne adresse) ; la nouvelle mention : « Le siège social est fixé au… » (nouvelle adresse) ».

• La déclaration du changement d’adresse

Il est indispensable d’établir une déclaration auprès du greffe du tribunal de commerce ou bien au niveau du CFE ou centre de formalités des entreprises pour que ces entités puissent entamer les procédures de modification de l’inscription au RCS.

En général, c’est par l’intermédiaire du CFE que la demande d’inscription modificative doit être présentée. Toutefois, le représentant légal peut directement s’adresser au greffe du tribunal compétent.

La lettre du changement d’adresse du siège social de l’entreprise

Avant toute chose, il faut savoir qu’il n’est pas obligatoire d’envoyer une lettre de changement d’adresse. En d’autres termes, pour notifier les tiers, la publication d’un avis dans un support légal suffit (qui est d’ailleurs obligatoire). La lettre servira qu’à consolider les relations professionnelles que la société entretient avec ses différents clients et partenaires. Son envoi peut se faire soit par mail, soit par courrier.

Les éléments qui doivent figurer dans la lettre de changement d’adresse reprennent ceux dont les mentions sont obligatoires pour l’avis de transfert dans un support légal. Ainsi, les informations suivantes doivent y figurer : en premier lieu, le nom ou la dénomination de la société, sa raison sociale, son capital ainsi que son numéro d’immatriculation. Ensuite, il ne faut pas omettre de préciser l’ancienne adresse du siège social, en mettant comme objet de la lettre : « changement de siège social ».

Quant à son contenu principal, le rédacteur doit informer les différents contacts à propos du transfert de siège, en évoquant notamment la prise de décision du dirigeant ou des associés, tout en précisant sa date, la nouvelle adresse du siège social ainsi que celle du changement d’adresse effectif.

Rappelons que toute décision faisant référence à un transfert de siège doit être actée par un procès-verbal rédigé par l’organe décisionnaire. Dans ce cas, il est indispensable de le joindre à la lettre au moment d’envoyer le courrier.