Qu'est ce qu'un bureau virtuel ?

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Mini-sommaire :

 

Le bureau virtuel est la solution idéale pour les entrepreneurs souhaitant bénéficier d'une adresse prestigieuse et de services clés en main. Il complète efficacement la simple domiciliation d'entreprise en mettant à la disposition des entreprises une plateforme digitale où sont gérés différents aspects de la vie de l'entreprise. 

 

Bureau virtuel : définition


En France, les entreprises ont le droit de choisir le lieu de leur siège social. La domiciliation d'entreprise vous permet ainsi d’avoir une adresse officielle différente de là où votre activité se situe réellement. Votre siège social pourra alors se trouver dans le lieu de votre souhait, ce qui peut être avantageux pour des raisons pratiques et d’image. Vos courriers, par exemple, seront transmis à votre nouvelle adresse. Ce sont les sociétés de domiciliation qui proposent ce genre de services en mettant leurs locaux à la disposition des entrepreneurs. Un bureau virtuel ajoute une véritable valeur ajoutée à la domiciliation d'entreprise car différents services sont inclus en plus de la simple boîte aux lettres. Vous aurez pour cela accès à une plateforme digitale où vous pouvez gérer différents aspects de votre entreprise à distance. 

 

Bureau virtuel : les différents services proposés


Les entreprises de domiciliation permettent à leurs cocontractants de bénéficier de nombreux services à la carte. Il peut en être de services administratifs ou de secrétariat comme de la location ponctuelle de bureaux. 

La gestion de votre courrier


Lors de la domiciliation de votre entreprise dans les locaux d’une société de domiciliation, vous recevrez vos courriers directement à votre nouvelle adresse. La mise en place d’une boîte aux lettres est en effet la base de toute domiciliation de ce type. Cependant, plutôt que d’aller chercher vous-même vos lettres et colis à l’adresse de votre siège social, votre prestataire de services pourra inclure la gestion de courrier dans votre contrat de domiciliation. Ainsi, votre courrier pourra vous être réexpédié chez vous ou bien à l’adresse réelle de votre activité. Cela est particulièrement utile si vous habitez loin du siège social de votre entreprise ou que vous n'avez pas d'adresse fixe. Lors de la signature de votre contrat, vous pourrez déterminer si vous souhaitez que la réexpédition de votre courrier soit effectuée quotidiennement ou moins souvent. 
 

Les services de secrétariat administratif et juridique

Le service de secrétariat le plus populaire est sans doute le secrétariat téléphonique. En plus d’avoir une adresse dans les locaux d’une société de domiciliation, vous aurez un numéro affecté à votre entreprise. Une personne répondra aux appels en votre nom, transmettra les messages des appelants par mails, et vous transférera même les appels directement si vous le désirez. Si vous n’avez pas de temps à consacrer pour vous occuper de vos documents administratifs, vous pouvez également demander à ce qu’un secrétariat s’en charge à votre place. Il pourra ainsi stocker et préparer vos documents légaux, vos factures et vos devis, tandis qu’il pourra organiser pour vous vos assemblées générales. De nombreux autres services adaptés à vos besoins peuvent inclure la rédaction de courriers et de mails à adresser à vos clients, ou la création de tableaux Excel pour vous aider à la comptabilité. 

 

La location de bureaux et de salles de réunion


La création d’un bureau virtuel répond à un manque évident : celui de ne pas avoir de bureaux physiques. Cependant, il arrive souvent que l’on ait besoin de tenir des réunions ou de rencontrer des clients dans de véritables locaux. C’est pour cela que les sociétés de domiciliation permettent de louer des salles de manière ponctuelle. La location de bureaux est particulièrement flexible car il est autant possible de louer une salle pour seulement quelques heures ou au contraire pour plusieurs mois. Outre les salles de réunions, des postes de bureau tout équipés peuvent être mis à la disposition des entrepreneurs et de leurs collaborateurs. 
 

Les avantages de la dématérialisation de vos bureaux


De nombreuses raisons poussent les entrepreneurs à opter pour cette solution. On peut notamment distinguer les raisons pratiques, les raisons économiques, et enfin les raisons liées à l’image de l’entreprise. 
 

Les raisons pratiques


Lorsque l’on est entrepreneur individuel, il est parfois difficile de concilier sa vie privée et sa vie professionnelle. Le bureau virtuel permet de séparer ces deux aspects de votre vie, ce qui pourra s’avérer bénéfique pour votre activité. En outre, de plus en plus d’indépendants ne travaillent plus dans un lieu unique, avoir son siège social dans les locaux d’une entreprise de domiciliation répond alors à de nombreuses problématiques administratives. C’est enfin un gain de temps considérable. Les entrepreneurs peuvent en effet passer des centaines d’heures par an rien que pour s’occuper de l’administratif. Ils peuvent donc consacrer plus de temps à leur activité tout en ayant plus de temps libre. 
 

Les raisons économiques et fiscales


Il existe de nombreuses raisons fiscales et économiques pouvant pousser un entrepreneur à opter pour la domiciliation d'entreprise. La première est sans conteste le coût de la Cotisation Foncière des Entreprises, qui est fixée par communes. Elle peut être particulièrement basse dans les centres d’affaires, alors qu’elle est particulièrement élevée dans de nombreuses communes. De surcroît, l’accès à des services dématérialisés et centralisés est plus économique que de passer par un secrétaire et un comptable personnel. Vous pouvez par exemple avoir besoin ponctuellement de tels services plutôt que d’en avoir besoin à l’année. C’est également valable pour la location de bureaux et de salles de réunion. Cela vous reviendra donc à moins cher. 

 

Les raisons liées à l’image de l’entreprise


Domicilier son entreprise dans un quartier d’affaires de prestige vous assurera une crédibilité supplémentaire. Votre image sera alors sublimée, ce qui affectera positivement la nature de vos contrats et la relation que vous pourrez avoir avec vos clients. Tous vos documents commerciaux auront la mention de votre nouvelle domiciliation : avoir une adresse prestigieuse sera donc un bonus bienvenu. 

 

Bureau virtuel : quelle est la procédure à effectuer ?


La domiciliation d'entreprise est une pratique simple et encadrée juridiquement. Le décret du 5 décembre 1985 relatif à la domiciliation des entreprises est ainsi son fondement juridique. La procédure pour modifier l’adresse de son siège social est rapide, mais il faut bien faire attention que la société de domiciliation possède un agrément préfectoral et qu’elle soit immatriculée au RCS. L’entreprise domiciliée, une fois le contrat de domiciliation effectué, doit tout d’abord publier au journal d’annonces légales (JAL) son avis de modification de domiciliation. Ensuite, elle doit déclarer son changement d’adresse auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) dont elle dépend. Elle a pour cela besoin de produire plusieurs documents : 
 

  • Formulaire M2 ou P2 selon s’il s’agit d’une personne morale ou physique

  • Exemplaire de l’acte officiel de transfert

  • Justificatif de domiciliation (contrat de bail, facture)

  • Copie de l’avis de modification de domiciliation paru dans le JAL


Une fois ces formalités effectuées, l'adresse de votre siège social sera modifiée officiellement. La domiciliation elle-même auprès des sociétés spécialisées est également rapide : il ne vous suffira que de cinq minutes pour que vous soit proposé en ligne un contrat adapté à vos besoins.

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